Privacyverklaring van de Abdij van Berne

Dit is de privacyverklaring van de Abdij van Berne (hierna “Abdij” of “wij”).

De Abdij is gevestigd aan de Abdijstraat 49, 5473 AD Heeswijk-Dinther. Deze verklaring is van toepassing op onze huizen in Heeswijk-Dinther, Hierden (Priorij De Essenburgh en Communiteit Mariëngaard) en Tilburg (Priorij De Schans).

In deze verklaring leggen wij uit wat ons algemene beleid is ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens. Wij beschrijven welke persoonsgegevens we van u verwerken, hoe we uw privacy waarborgen en welke rechten u heeft.

Het algemene privacybeleid van de Abdij luidt:

– De Abdij respecteert de privacy van haar gasten en bezoekers aan haar website (https://www.abdijvanberne.nl) en haar relaties.
– De Abdij stelt de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens voorop en gaat zorgvuldig met uw persoonsgegevens om.
– De Abdij deelt uw gegevens slechts dan met partijen voor zover zij die inschakelt voor de levering van haar diensten aan u en met partijen waarmee zij gegevens moet delen op basis van een wettelijke verplichting.

Wanneer verzamelt de Abdij uw persoonsgegevens en hoe komt zij hieraan?

De Abdij gebruikt uw persoonsgegevens omdat u:
– Solliciteert bij de Abdij
– Zich hebt opgegeven voor het verrichten van vrijwilligerswerk
– Gebruik wilt maken van haar diensten (bijv. u wilt bij ons een bepaalde periode te gast zijn)
– Uw gegevens invult of achterlaat bij de Abdij aan huis of via andere kanalen zoals e-mail, website of telefoon
– De website van de Abdij bezoekt (op deze pagina vindt u informatie over welke gegevens wij van de websitebezoeker hebben en hoe wij daarmee omgaan)
– Een zakelijke relatie met de Abdij hebt

De Abdij verzamelt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
– Communicatie met u
– Uitvoeren van een afspraak of contract met u
Sollicitatieprocedure (in geval van open sollicitaties en naar aanleiding van een vacature
– Wet- en regelgeving: we verwerken uw persoonsgegevens indien de wet- en/of regelgever ons daartoe verplicht(en)

De grondslagen voor de verwerking van uw persoonsgegevens:

De Abdij verwerkt uw persoonsgegevens omdat:
– de Abdij die nodig heeft voor het aangaan of uitvoeren van een afspraak of overeenkomst met u
– de Abdij een wettelijke verplichting heeft
– u daartoe uw toestemming hebt gegeven
– of omdat de Abdij daartoe noodzakelijkerwijs een gerechtvaardigd belang heeft.

Om welke processen gaat het en welke persoonsgegevens verzamelt de Abdij?

De Abdij verwerkt uw persoonsgegevens bij diverse processen. Hieronder vindt u een overzicht van deze processen.

1. Het gastenwerk: voor de planning van de komst en het verblijf van individuele gasten of groepen, alsmede voor de praktische uitvoering van de gemaakte afspraken en de financieel-administratieve afwikkeling.

2. Verzorging van een abonnement op een publicatie van de Abdij.

3. Gebruik van gratis wifi door de gasten van de Abdij. Dit vindt plaats via Ziggo. Door gebruik te maken van ons wifinetwerk, verklaart u zich akkoord met de voorwaarden van Ziggo en met de wijze waarop zij uw persoonsgegevens verwerken.

4. Het organiseren van lezingen of andere events.  De gegevens die u in dit verband aanlevert, zoals naam en contactgegevens, worden slechts gebruikt om bij te houden wie zich heeft aangemeld.

5. Cameratoezicht: de Abdij beveiligt ter bescherming van haar bewoners, haar medewerkers en vrijwilligers, haar gasten en eigendommen de hoofdingang van de Abdij met een camerasysteem. De camera is duidelijk zichtbaar geplaatst.

6. Inkoop / leveranciers: De Abdij verwerkt persoonsgegevens van haar leveranciers die nodig zijn voor de inkoop van producten en diensten en de uitvoering van de overeenkomsten met die leveranciers. De gegevens die de Abdij van haar leveranciers verwerkt, zijn de namen en contactgegevens van de contactpersonen en overige gegevens indien dit in een specifiek geval nodig is.

7. Sollicitaties: Als u bij de Abdij solliciteert, dan worden door u ter beschikking gestelde gegevens verwerkt. Deze gegevens zijn slechts toegankelijk voor de ontvangers van deze informatie en de personen die bij de selectieprocedure en gesprekken betrokken zijn. De Abdij gebruikt deze gegevens uitsluitend voor en gedurende het sollicitatieproces. De gegevens in dit verband omvatten:

a. Naam- en adresgegevens;
– 1. E-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens;
– 2. Geboortegegevens / leeftijd;
– 3. Geslacht;
– 4. CV, informatie over opleiding, stages en werkervaring;
– 5. Gegevens over trainingen / opleidingen;
– 6. Gegevens over beschikbaarheid;
– 7. Andere gegevens die van belang kunnen zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, zoals:
– Referenties
– Getuigschriften
– Nationaliteit en werkvergunning;
– Overige door u aan de Abdij verstrekte gegevens

Bewaartermijnen van uw persoonsgegevens

De Abdij bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te verwerkelijken waarvoor uw gegevens worden verzameld. Concreet betekent dat het volgende:

Gastgegevens: op papier aanwezige gegevens van individuele en groepsgasten die in enig jaar verblijf houden op de Abdij, worden na afloop van het kalenderjaar vernietigd. Gegevens in het automatiseringssysteem (NAW, verblijfsperiode, eventuele dieetinformatie) worden bewaard tot of het moment van overlijden van de betrokkene(n) of het moment waarop de gegevens op verzoek van de betrokkene(n) door de Abdij worden verwijderd.

Gegevens van vrijwilligers: gegevens van vrijwilligers worden bewaard zolang zij als vrijwilliger aan de Abdij verbonden zijn.

Leverancier gegevens:  uw gegevens worden bewaard zolang wij met elkaar zaken doen of zolang u onze contactpersoon bent voor de leverancier en zo lang als we daartoe door de wet worden verplicht.

Gegevens van sollicitanten: uw gegevens als sollicitant worden maximaal een maand na afronding van een sollicitatieprocedure bewaard, tenzij u de Abdij toestemming hebt gegeven dat deze gegevens langer door haar mogen worden bewaard. Uw gegevens worden dan uiterlijk na één jaar verwijderd.

Cameratoezicht: de camerabeelden worden niet opgeslagen noch bewaard.

Met wie worden uw gegevens gedeeld?

Uw gegevens worden, voor zover van toepassing, gedeeld met de financiële administratie van de Abdij, met het gastensecretariaat van de Abdij en met door de Abdij ingehuurde derden teneinde te kunnen voldoen aan onze contractuele verplichtingen. Wanneer wij uw gegevens met derden delen, dan eisen wij van die partijen dat zij uw persoonsgegevens afdoende beschermen.

De Abdij zal uw persoonsgegevens nooit aan derden verkopen. Tenslotte deelt de Abdij uw gegevens alleen aan een andere dan de hierboven genoemde partijen indien zij daartoe wettelijk verplicht is.

Wijzen van beveiliging van uw persoonsgegevens:

De Abdij beveiligt uw gegevens om te voorkomen dat deze verloren gaan of in verkeerde handen vallen. Enkele van de maatregelen die wij treffen zijn:

– Websitebeveiliging: de website van de Abdij staat in een beveiligde HTTPS-omgeving.
– Onze software is bijgewerkt en we maken gebruik van een firewall.
– Toegang tot elektronische systemen is beveiligd met wachtwoorden en het financieel-administratieve systeem is toegankelijk via “two-factor authentication”.
– Alleen bevoegde personeelsleden / derden hebben toegang tot uw persoonsgegevens
– Het delen van uw persoonsgegevens met derden doen we via een beveiligde verbinding
– De Abdij sluit overeenkomsten af met derden die in onze opdracht uw persoonsgegevens verwerken waardoor uw privacy wordt gewaarborgd.
– Voor zover uw gegevens in papieren vorm worden bewaard, worden zij opgeslagen in afgesloten kasten en kamers waartoe uitsluitend bevoegden toegang hebben.

Welke rechten heeft u met betrekking tot uw persoonsgegevens?

U hebt het recht uw persoonsgegevens in te zien, te verbeteren / aan te vullen of te laten verwijderen. Bovendien heeft u het recht om uw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door de Abdij. Ook heeft u het recht op de overdraagbaarheid van gegevens, hetgeen inhoudt dat u bij de Abdij een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben, al dan niet in een computerbestand, naar u of een andere door u genoemde organisatie te sturen.

Een verzoek tot inzage, correctie of aanvulling, verwijdering of gegevensoverdracht van uw persoonsgegevens of een verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u per post sturen naar de Abdij van Berne, ter attentie van de abt, Abdijstraat 49, 5473 AD Heeswijk-Dinther dan wel per email (abt@abdijvanberne.nl).   

Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is ingediend en niet door iemand anders die zich voor u uitgeeft, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs tegelijk met het verzoek mee te sturen. Maakt u dan in deze kopie uw pasfoto, de MRZ (= Machine Readable Zone oftewel de twee of drie regels onderaan het voorblad van het paspoort of aan de achterkant van een ID-kaart), ID-nummer en Burgerservicenummer (= BSN) zwart. Dit om uw privacy te beschermen. Na ontvangst van het complete verzoek zal de Abdij in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming beoordelen of we gehoor moeten en kunnen geven aan uw verzoek. Wij zullen hier zo snel als ons mogelijk is op reageren.

Mocht u een klacht hebben over onze gegevensverwerking, dan verzoeken wij u dit zo snel mogelijk bij ons te melden. Indien u klachten of vragen hebt, kunt u met ons contact opnemen. Dit kan zowel per post aan de Abdij van Berne, ter attentie van de abt, Abdijstraat 49, 5473 AD Heeswijk-Dinther, of per email via abt@abdijvanberne.nl .  

 Het spreekt vanzelf dat wij hopen hier samen met u uit te komen. Uiteindelijk heeft u ook de mogelijkheid om een klacht tegen ons in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende weblink: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/privacyklacht-indienen.

of door gebruikmaking van het volgende postadres:

Autoriteit Persoonsgegevens
T.a.v. de klachtencoördinator
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag

Wijzigingen in het privacybeleid van de Abdij

De regels rondom de bescherming van persoonsgegevens en onze diensten kunnen veranderen. De Abdij behoudt dan ook het recht voor om wijzigingen in deze privacyverklaring aan te brengen. Deze verklaring is voor het laatst gewijzigd op 1 januari 2019.